Executive Assistant II

Propósito del Puesto

Brindar apoyo administrativo, operativo y logístico al Gerente de Planta, asegurando la coordinación eficiente de actividades, la gestión oportuna de información y la comunicación eficaz entre los distintos niveles organizacionales, con el fin de contribuir al logro de objetivos y continuidad de las operaciones.

Responsabilidades Principales

• Administrar agendas, coordinar reuniones, elaborar minutas, gestionar correspondencia y asegurar el flujo adecuado de documentos internos y externos para garantizar una comunicación ordenada y oportuna.
• Organizar viajes, reservas, traslados, eventos internos y actividades especiales, asegurando el cumplimiento de tiempos, presupuestos y requerimientos del Gerente de Planta.
• Elaborar, actualizar y resguardar documentos, reportes, presentaciones y bases de datos sensibles para facilitar la toma de decisiones y asegurar la disponibilidad de información confiable.
• Servir como punto de contacto entre el Gerente de Planta y proveedores o clientes externos, asegurando una comunicación profesional, clara y alineada a prioridades.
• Dar seguimiento a tareas, iniciativas y proyectos asignados por el Gerente de Planta, verificando avances, pendientes y cumplimiento de compromisos del equipo.
• Administrar materiales, solicitudes de compra y requerimientos operativos del área, optimizando el uso de recursos y garantizando disponibilidad.

Competencias Clave

• Oportunidad y precisión en la gestión de citas y reuniones.
• Presentación puntual y correcta de reportes, minutas y documentación.
• Atención al detalle: Precisión en datos, presentaciones y reportes.
• Planeación y organización: Manejo de múltiples prioridades y seguimiento puntual.
• Organización exitosa de eventos, viajes y actividades asignadas.
• Conocimiento básico de manufactura: Comprender procesos productivos y terminología para apoyar con valor agregado.
• Alto grado de confidencialidad.